Είναι απολύτως λογικό, πριν ένας οργανισμός αποφασίσει να επενδύσει ένα μέρος από τον προϋπολογισμό του αλλά και τον χρόνο των εργαζομένων του σε μία εκπαίδευση, οι εμπλεκόμενοι να θέλουν εκ των προτέρων να γνωρίζουν αν η εκπαίδευση θα πετύχει τον στόχο της.

Ακριβώς γι’ αυτό, κάθε ανάθεση εκπαιδευτικού έργου χρειάζεται να ξεκινά με τον προσδιορισμό των λόγων για τους οποίους χρειάζεται η εκπαίδευση, του κοινού στο οποίο απευθύνεται και των αποτελεσμάτων που επιθυμούμε να επέλθουν μετά την ολοκλήρωσή της. Η διεργασία αυτή, που είναι γνωστή ως ‘Ανάλυση Αναγκών’, αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχία της εκπαίδευσης, επειδή βοηθά να προσδιοριστούν τυχόν θέματα απόδοσης που χρειάζεται να αντιμετωπιστούν και, κυριότερα, αν η εκπαίδευση είναι όντως η κατάλληλη παρέμβαση για να ξεπεραστούν αυτά τα θέματα.

Δεν είναι λίγες οι φορές που η εμβάθυνση σε αυτό το στάδιο μας επιφυλάσσει εκπλήξεις. Για παράδειγμα, παρόλο που υποθέτουμε ότι ο ηγέτης μιας ομάδας κατανοεί τις ανάγκες των μελών και ότι επομένως μπορεί να προτείνει τι εκπαίδευση χρειάζονται, η εμπειρία έχει δείξει ότι αυτή η κατανόηση είναι προϊόν ερμηνείας και επομένως – λόγω αυτού – μπορεί να μην είναι ακριβής:

«Διαρκώς δεν τηρούν τις προθεσμίες, γιατί (ερμηνεία) δεν διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον χρόνο τους – επομένως χρειάζονται εκπαίδευση ‘time management’».

«Δεν πετυχαίνουν τους επιθυμητούς στόχους πωλήσεων, γιατί (ερμηνεία) δεν έχουν καλές δεξιότητες πωλήσεων – επομένως ας κάνουμε εκπαίδευση ‘cross & up-selling skills’».

«Τα μέλη της ομάδας του/της δεν δείχνουν υψηλά επίπεδα δέσμευσης, γιατί (ερμηνεία) δεν τους εμπνέει – γι’ αυτό ας οργανώσουμε εκπαίδευση ‘coaching skills’».

Αν εμβαθύνουμε όμως στα παραπάνω ‘κενά απόδοσης’, ίσως ανακαλύψουμε ότι η αιτιολογία είναι διαφορετική. Στο πρώτο σενάριο, ίσως τα μέλη της ομάδας να μην έχουν αναπτύξει την ικανότητα να βάζουν όρια και να λένε ‘όχι’ – κάτι που σημαίνει ότι χρειάζονται εκπαίδευση σε ‘χρήση ορίων και διεκδικητικότητας’. Στο δεύτερο, τα μέλη της ομάδας ίσως έχουν συνηθίσει να εργάζονται ως υπεύθυνοι εξυπηρέτησης (in-bound) και, παρόλο που ο οργανισμός (και ο προϊστάμενός τους) ζητά πλέον να εμπλέκονται και σε πωλήσεις, εκείνοι αντιστέκονται σε αυτή την αλλαγή – την αξία της οποίας ενδεχομένως δεν έχουν κατανοήσει. Στο τρίτο σενάριο, ίσως το στέλεχος στο οποίο αναφερόμαστε να αδυνατεί να κρατήσει υψηλά επίπεδα δέσμευσης μεταξύ των μελών της ομάδας του/της, επειδή δεν έλαβε ποτέ κατάλληλη εκπαίδευση προκειμένου να θέτει στόχους, να παρακολουθεί την απόδοση και να δίνει αποτελεσματική ανατροφοδότηση.

Καταλαβαίνουμε επομένως ότι αν δεν επιτύχουμε να αναλύσουμε σωστά τις εκπαιδευτικές ανάγκες του κοινού-στόχου, ακόμη και ένα εξαιρετικό εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι καταδικασμένο να αποτύχει, από τη στιγμή που δεν θα αντιμετωπίσει το πραγματικό σημείο που πονάει ο οργανισμός.

Πώς μπορούμε να αυξήσουμε τις πιθανότητες η εκπαίδευση να πετύχει τον σκοπό της; Ακολουθούν οι προτάσεις μας:

• Προσδιορίζουμε τα θέματα απόδοσης ή συμπεριφοράς που χρειάζεται να αντιμετωπιστούν. Μία ερώτηση από την οποία μπορούμε να ξεκινήσουμε είναι: Τι συγκεκριμένα θέλουμε να δούμε διαφορετικό αφού ολοκληρωθεί η εκπαίδευση; Και γιατί αυτό είναι σημαντικό;
• Αποφεύγουμε τις βιαστικές ερμηνείες και τα αδιαμφισβήτητα συμπεράσματα. Η συμβουλή είναι να εμπλέκεται και ένα τρίτο (ουδέτερο) πρόσωπο στη διερεύνηση των πιθανών λόγων που εξηγούν το κενό απόδοσης που παρατηρούμε.
• Προσδιορίζουμε ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια για να αξιολογήσουμε το αποτέλεσμα της εκπαίδευσης, απαντώντας στην ερώτηση: Πώς θα ξέρουμε ότι οι συμμετέχοντες έμαθαν; Ή ότι η συγκεκριμένη δεξιότητα που μας ενδιαφέρει βελτιώθηκε; Ή ότι η στάση τους πάνω σε ένα συγκεκριμένο θέμα έχει αλλάξει;
• Εφόσον εμπλέκεται και εξωτερικός Σύμβουλος Εκπαίδευσης, η συμβουλή είναι να αποκτά πρόσβαση σε πληροφορίες και διαπιστώσεις αναφορικά με πιθανές περιοχές στις οποίες ο οργανισμός ή ένα συγκεκριμένο τμήμα υποφέρει. Όσες περισσότερες ερωτήσεις κάνει ο Σύμβουλος και όσα περισσότερα στοιχεία γνωστοποιηθούν, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες να εντοπιστούν οι πραγματικές ανάγκες στις οποίες χρειάζεται να επικεντρωθεί η μελλοντική εκπαίδευση.
• Στη Designate, ενθαρρύνουμε τους πελάτες μας να εμπλέκουν όλους τους άμεσα ή έμμεσα ενδιαφερόμενους οι οποίοι αναμένεται να ωφεληθούν από την επιτυχή έκβαση μιας εκπαίδευσης. Πιστεύουμε ότι ο χρόνος που επενδύουμε στην ανάλυση αναγκών και στην αξιολόγηση του εκπαιδευτικού έργου σε κάθε επόμενο στάδιό του (σχεδιασμό, ανάπτυξη και υλοποίηση) είναι χρόνος καλά ξοδεμένος.